Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Quy định về ký hiệu hoá đơn và mẫu số hoá đơn điện tử là một trong những điểm mới tại thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/09/2021. So với các văn bản pháp luật trước đây thì nội dung về ký hiệu hoá đơn điện tử và mẫu số hoá đơn điện tử có một vài khác biệt. Chi tiết quy định sẽ được Phần Mềm Bách Khoa thông tin chi tiết tại bài viết dưới đây.

1.  Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số hóa đơn điện tử trước đây (theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC)

Ký hiệu hóa đơn điện tử, mẫu số hóa đơn điện tử được quy định theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC như sau:

Ký hiệu hoá đơn điện tử

Theo nội dung được quy định tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC: ký hiệu của hóa đơn điện tử là nhóm gồm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết, chữ số. Các ký tự này thể hiện các thông tin về loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:

– Ký tự đầu tiên: Là dạng chữ cái C hoặc K:

+ C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– 2 ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện cho năm lập hóa đơn điện tử.

– Một ký tự tiếp sau năm lập hóa đơn là 1 chữ cái được quy định là T, D, L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử:

+ T: Hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ D: Hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.

+ L: Áp dụng với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ M: Áp dụng với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, tem, vé, thẻ,…

Ký tự đứng trước ký hiệu hóa đơn được gọi là ký hiệu mẫu số hóa đơn, được thể hiện bằng một chữ số tự nhiên từ 1 – 4 để thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn nhằm phản ánh loại hóa đơn điện tử, trong đó:

– Số 1: phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).

– Số 2: phản ánh hóa đơn bán hàng.

– Số 3: phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

– Số 4: phản ánh các loại tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên so với quy định về ký hiệu hoá đơn và mẫu số hoá đơn theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC có một số điểm mới khác biệt so với Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC. Cụ thể là theo quy định tại Thông tư 78 có bổ sung một vài thông tin, quy định mới. Các bạn có thể theo dõi chi tiết dưới đây.

2. Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

* Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo nội dung quy định tại Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định là một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 phản ánh loại hóa đơn điện tử:

– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử GTGT.

– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.

– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.

– Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

– Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khách nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử được quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Trong thông tư 78/2021/TT-BTC cũng hướng dẫn cụ thể hơn về hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

*  Ký hiệu hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (CQT), năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

– Ký tự đầu tiên là một chữ cái (C hoặc K):

+ C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của CQT.

+ K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của CQT.

– 2 ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Năm lập hoá đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là “21”, năm lập hoá đơn điện tử là 2022 thì thể hiện là “22”

– Một ký tự tiếp theo là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H): Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:

+ Chữ T: Thể hiện là hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng CQT.

+ Chữ D: Áp dụng với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký.

+ Chữ L: Áp dụng cho hoá đơn là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

+ Chữ B: Áp dụng đối với hoá đơn là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

– 2 ký tự cuối cùng: Người bán tự xác định tùy thuộc nhu cầu quản lý (AA, AB, BC, BD…)

Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng 2 ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

+ “1C22TAA” – là hóa GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1C23LBB” – là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ “1K23TYY” – là hóa đơn GTGT l không có mã của CQT được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng,

+ “6K22NAM” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

+ “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Như vậy, so với quy định trước đây là Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì tại Thông tư 78/2021/TT-BTC đã bổ sung quy định về ký hiệu hoá đơn và mẫu số hoá đơn điện tử có hướng dẫn về hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Trên đây là thông tin chi tiết quy định mới về ký hiệu hoá đơn và mẫu số hoá đơn cập nhật theo Thông tư 78. Kế toán và doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình xuất hoá đơn, đảm bảo hoá đơn xuất ra đúng theo quy định của Cơ quan thuế.