Tổng hợp 10 điểm cần lưu ý của nghị định 123 về hóa đơn điện tử

07 Th3

Chính phủ và nhà nước đã ban hành Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ, quy định những vấn đề xoay quanh hóa đơn chứng của của các doanh nghiệp sử dụng. Do đó, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và nắm rõ các quy định mới về sử dụng hóa đơn điện tử. Trong bài viết dưới đây, Phần Mềm Bách Khoa tổng hợp 10 điểm cần lưu ý của nghị định mà chính phủ đề ra. Cùng tìm hiểu ngay!

1. Về ủy nhiệm lập HĐĐT

Về nội dung ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử quy định: bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là bên có quan hệ liên kết với lập hóa đơn. Bên nhận ủy nhiệm là đối tượng phải có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không nằm trong trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản và phải thể hiện đầy đủ những thông tin như thông tin của hai bên như mục đích, thời hạn, phương thức thanh toán,…

Đối với những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, luật quy định như sau:

Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Ngoài ra, hóa đơn có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Trường hợp không có mã thì bên ủy nhiệm phải có trách nhiệm trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2. Về ký hiệu hóa đơn, mẫu số, tên liên hóa đơn

Đầu tiên, ký hiệu hóa đơn điện tử là bộ gồm 6 ký tự, bao gồm cả chữ và số để phản ánh các thông tin về năm lập hóa đơn, về mã của hóa đơn điện tử của cơ quan thuế,…

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn.

3. Về việc chuyển sang dùng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại Nghị định số 123 về Hóa đơn chứng từ nếu người nộp thuế có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin bằng cách gửi Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT đến cơ quan thuế và đánh dấu chọn vào mục hóa đơn có mã của cơ quan thuế và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.

Sau 12 tháng kể từ lúc chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã được cấp bởi cơ quan thuế, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn không có mã thì bắt buộc phải thực hiện khai thay đổi thông tin như lần đầu và đánh dấu chọn mục “Hóa đơn không có mã” của cơ quan thuế.

4. Các trường hợp khác

Đối với kinh doanh xăng dầu: người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán dầu cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định. Nếu giữa các bên có thỏa thuận về việc lưu chuyển hàng hóa được thuận lợi, người bán sẽ gửi cho người mua hóa đơn điện tử chứa đầy đủ các thông tin trên hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử là điều kiện bắt buộc đối với cá nhân và hộ kinh doanh sử dụng phương thức này để kê khai thuế. Đối với các tờ khai thuế lẻ của cá nhân và hộ kinh doanh nhỏ, lẻ; nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì bên cơ quan thuế sẽ cấp HĐĐT riêng lẻ cho mỗi lần phát sinh.

Đối với dịch vụ ngân hàng; Hóa đơn được xuất theo định kỳ nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của tháng cung cấp dịch vụ, phù hợp với hợp đồng giữa nhà cung cấp dịch vụ ngân hàng và khách hàng. Các chứng từ kèm theo hóa đơn là Sao kê hoặc các chứng từ khác có xác nhận của hai bên…

Đối với dịch vụ ngân hàng: lập hóa đơn được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa bên cung cấp dịch vụ ngân hàng và khách hàng. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn phải diễn ra chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng có phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ. Hơn nữa, các tài liệu kèm theo hóa đơn là bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên.

5. Xử lý sai phạm trong một số trường hợp

Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ quy định việc xử lý một số hóa đơn điện tử như sau:

Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, người bán/doanh nghiệp cần đăng ký cấp lại mã của cơ quan thuế. Ngày nộp đơn điều chỉnh chậm nhất là vào ngày lập hóa đơn cuối cùng của kỳ tính thuế.
Trường hợp người bán xuất hóa đơn trước hoặc sau khi cung cấp dịch vụ mà hủy, chấm dứt dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo cho cơ quan hủy hóa đơn.
Trường hợp trên hóa đơn điện tử sai mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn thì người bán chỉ điều chỉnh, không hủy bỏ, thay thế hóa đơn;
Trường hợp Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh gửi đến cơ quan thuế có sai sót, bắt buộc phải gửi thông tin điều chỉnh trong thời gian sớm nhất có thể.

6. HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một trong những điểm mới của quy định về hóa đơn điện tử. Một số quy định của Luật Quản lý thuế năm 2021 đã được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 78/2021 / TT-BTC và Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ đã bổ sung thêm các quy định về khởi tạo hóa đơn điện tử trên máy tính.

Hóa đơn điện tử do máy tính tiền khởi tạo cũng là một loại hóa đơn điện tử. Do đó, các hóa đơn đó cũng phải có các nội dung sau:

Cung cấp đầy đủ thông tin về người bán như tên, mã số thuế, địa chỉ.
Thông tin người mua như mã số cá nhân, mã số thuế …
Cung cấp đầy đủ thông tin hàng hóa và dịch vụ.

7. Sử dụng biên lai, chứng từ

Trong quá trình quản lý thuế, lệ phí và chi phí theo quy định của Luật Quản lý thuế, nếu tổ chức có nhu cầu sử dụng các loại giấy tờ khác quy định tại Điều 30 Khoản 2 Nghị định số 123/2020 / NĐ – CP, tổ chức gửi thông báo đến Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nhà nước về thuế) để chấp thuận và tổ chức thực hiện.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử để điều chỉnh nhiều tiêu chuẩn nội dung bên trong, bắt buộc phải báo cáo Bộ Tài chính bằng văn bản để được chấp thuận rồi mới triển khai thực hiện.

8. Hiệu lực thi hành

Điều 11 khoản 1 thi hành Thông tư 78/2021 / TT-BTC quy định: “Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 khuyến khích các cơ sở, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, phiếu mua điện theo hướng dẫn tại Thông tư này và Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ trước ngày 1/7/2022.”

Mặc dù hạn chót để 100% tổ chức, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử là ngày 1/7/2022 nhằm đẩy nhanh quá trình “phủ sóng” hóa đơn điện tử.

9. Đối với các tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT và các dịch vụ khác liên quan

Là tổ chức cung cấp dịch vụ lập hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp, tổ chức phải đáp ứng các tiêu chí sau: chủ doanh nghiệp, nhân sự công ty, công nghệ và tài chính doanh nghiệp. Hơn nữa, tổ chức phải đưa ra được giải pháp kết nối, nhận, truyền cũng như lưu trữ các dữ liệu về HĐĐT, giải pháp kết nối với cơ quan thuế để tiếp nhận, lưu trữ và xử lý các dữ liệu về hóa đơn điện tử này.

10. Xử lý chuyển tiếp

Mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp gần đây là Nghị định số 123/2020 / NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Các doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử đã có đánh dấu mã của cơ quan thuế sau khi mua hóa đơn điện tử từ các cơ quan này.

Sau Nghị định số 123 được ban hành thì doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng Hóa đơn đã sử dụng đến hết ngày 30/6/2020 và các thủ tục lập hóa đơn áp dụng theo quy định tại Nghị định 04/2014 / NĐ-CP và Nghị định 51/2010 / NĐ-CP.

Hy vọng những thông tin trong bài viết trên của Phần Mềm Bách Khoa sẽ hữu ích đối với các doanh nghiệp còn thắc mắc về quy định hợp lệ của hóa đơn và hóa đơn điện tử, cách chuyển tiếp hóa đơn theo đúng quy định mới nhất tại Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ.

Thực hiện chuyển đổi hóa đơn nhanh chóng tránh gián đoạn trong quá trình kinh doanh với Phần Mềm Bách Khoa ngay trong tháng 03 để được nhận ưu đãi giá trị nhất cho doanh nghiệp: