Hóa đơn GTGT tuy đơn giản nhưng với kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ dễ mắc phải những sai lầm. Để tránh sai sót, chúng tôi sẽ hướng dẫn viết hóa đơn gtgt trên excel và chi tiết cách sửa khi hóa đơn viết sai theo chuẩn nghị định mới nhất.

Hướng dẫn viết hóa đơn GTGT trên excel

Các nguyên tắc cần khi viết hóa đơn gtgt trên excel

Theo điểm 1 điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC đã đưa ra các nguyên tắc khi viết hóa đơn GTGT mà kế toán nhất định phải ghi nhớ và tuân theo:

–   Hóa đơn GTGT phải được lập khi doanh nghiệp bán hàng, cung ứng dịch vụ, kể cả trường hợp doanh nghiệp bán hàng khuyến mãi, hàng mẫu, quảng cáo,..

–    Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng, cung ứng dịch vụ đảm bảo phải tuân thủ quy định:

File viết hóa đơn gtgt trên excel:

Hóa đơn GTGT trên file excel

Hướng dẫn viết hóa đơn gtgt trên file excel chi tiết đến từng chỉ tiêu

Sau khi mở được giao diện chính, kế toán có thể viết hóa đơn GTGT trên file excel theo hướng dẫn dưới đây

• Nhập bổ sung tên khách hàng, địa chỉ, MST, số điện thoại,….trong sheet Tên KH:

Hướng dẫn viết hóa đơn sheet “Tên KH”

• Tại Sheet “Ma hang” giúp bạn bổ sung sửa đổi mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và số lượng trong hóa đơn GTGT:

Viết hóa đơn GTGT trên excel sheet “Ma hang”

• Sheet cuối cùng “Sheet NL”: Tại mục nhập liệu này kế toán có thể thay đổi, điều chỉnh Tên đơn vị, Địa chỉ, MST:

Cách viết hóa đơn trên excel sheet nhập liệu “NL”

• Bên cạnh đó, file Excel còn cung cấp mẫu phiếu xuất kho và mẫu nhập liệu xuất hóa đơn tiện dụng:

Mẫu phiếu xuất kho trên file excel

Mẫu phiếu nhập liệu hóa đơn

Cách xử lý viết sai hóa đơn gtgt

Áp dụng điều 9 Thông tư 32 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:

• Trong trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, chưa kê khai thuế: 

–  Bước 1: Cả 2 bên mua và bán cùng xác nhận hủy hóa đơn viết sai

–  Bước 2: Người bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định tại Thông tư 32 và gửi cho người mua, trên hóa đơn điều chỉnh mới phải có dòng “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.”

• Trong trường hợp hóa đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng nhưng chưa kê khai thuế:

 – Bước 1: Cả 2 bên lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót.

 – Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, ghi rõ điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT….

– Bước 3: Người bán và người mua thực hiện khai kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý Thuế và hóa đơn hiện hành. (Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

3. Một vài lưu ý khi lập hóa đơn GTGT

– Các đơn vị, tổ chức, hộ kinh doanh chỉ được lập và giao hóa đơn cho người mua hàng hóa, dịch vụ theo hướng dẫn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

– Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo, khuyến mãi, hàng mẫu; hàng cho biếu; xuất hàng dưới các hình thức cho vay mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

– Nội dung trên hóa đơn phải đảm bảo đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được sửa chữa hay tẩy xóa. Kế toán phải dùng cùng màu mực, là loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ, chữ số và chữ viết không được in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

– Hóa đơn được lập 1 lần có thể thành nhiều liên. Tuy nhiên, nội dung lập trên các hóa đơn phải thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Đối với tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trong trường hợp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm cùng sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất thì đơn vị tổ chức kinhd oanh phải đưa ra phương án truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Trên đây, chúng tôi vừa hướng dẫn bạn cách viết hóa đơn GTGT trên excel cũng như cách xử lý viết sai hóa đơn gtgt theo quy định mới nhất. Nếu bạn có thắc mắc và cách triển khai hay sử dụng hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ dưới đây để được tư vấn nhanh nhất.

Cộng đồng kế toán: Hỗ trợ “Hóa đơn Bách Khoa”