Những Quy Định Và Hình Thức Thanh Toán Hóa Đơn Điện Tử Bạn Cần Biết

Có không ít kế toán tỏ ra băn khoăn về các quy định và hình thức thanh toán hóa đơn điện tử như thế nào để phù hợp và tiện ích. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp kế toán doanh nghiệp giải đáp vướng mắc này.

Khái niệm thanh toán hóa đơn điện tử?

Thanh toan hoa don dien tu là việc chi trả các khoản phí liên quan của người sử dụng hóa đơn điện tử đến hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Đối tượng nhận các khoản thanh toán hóa đơn điện tử này có thể là các bên liên quan trong giao dịch hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền về truy xuất hóa đơn điện tử.

Điều kiện thanh toán hóa đơn điện tử

Để có thể thanh toán được hóa đơn điện tử, trước hết, doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện vận hành hóa đơn như sau:

• Là doanh nghiệp được cấp phép bởi cơ quan chức năng về thanh toán hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải chứng minh được sự liên tục trong các giao dịch thương mại của mình trên thị trường.
• Phải thanh toán hóa đơn điện tử trên cơ sở phần mềm và hệ thống máy chủ của mình.
• Doanh nghiệp đã có chữ ký điện tử.

Các hình thức thanh toán ghi trên hóa đơn

So với hóa đơn giấy, hình thức thanh toán hóa đơn điện tử cũng không có gì đặc biệt,  cũng có 2 hình thức thanh toán như sau:

• Thanh toán bằng tiền mặt
• Thanh toán bằng chuyển khoản.

Các hình thức thanh toán hóa đơn điện tử

Khi đó, hình thức thanh toán ghi trên hóa đơn GTGT được tiến hành viết như sau:

• Nếu bên mua thanh toán bằng hình thức tiền mặt thì ký hiệu hình thức thanh toán là: “TM”.
• Nếu bên mua thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì ký hiệu hình thức thanh toán là: “CK”.
• Nếu bên mua chưa xác định được hình thức thanh toán mà mình sẽ sử dụng thì trên mục “Hình thức thanh toán” sẽ ký hiệu là  “TM/CK”.

Lưu ý:

Hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng bắt buộc phải dùng hình thức thanh toán hóa đơn là chuyển khoản nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Với trường hợp thanh toán ghi trên hóa đơn là”TM/CK” thì chỉ cần các nội dung bắt buộc khác được lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn đảm bảo tính hợp lệ để tiến hành kê khai thuế.

Hình thức thanh toán trên hóa đơn có bắt buộc không?

Theo công văn số 9208/CT-TTHT ngày 22/9/2017 của cục Thuế HCM đã có quy định:

 “hình thức thanh toán” là nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp theo trình bày, công ty khi lập hóa đơn giao cho khách hàng tại tiêu thức này ghi: TM/CK, các nội dung bắt buộc khác lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn hợp lệ để kê khai thuế”

Cũng theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC hay các văn bản pháp luật liên quan khác như Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC thì trong quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn không hề có tiêu thức các hình thức thanh toán hóa đơn điện tử.

Như vậy, hình thức thanh toán trên hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn.

Trường hợp ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn thì xử lý như thế nào?

Trong trường hợp ghi sai hình thức thanh toán hoá đơn điện tử thì bộ phận kế toán có thể xử lý như sau:

– Trường hợp ghi sai hình thức thanh toán nhưng chưa xé khỏi cuống: Người lập chỉ cần gạch chéo các liên rồi xuất lại hóa đơn mới. Tuy nhiên, vẫn phải giữ lại cuống để sau đó thuận tiện giải trình với cơ quan Thuế. 

– Trường hợp ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn và đã xé hóa đơn khỏi cuống:

• Nếu chưa giao cho khách hàng: Kế toán cần kẹp liên 2 đã xé vào đúng vị trí vừa xé; gạch chéo các liên của hóa đơn đã viết sai; sau đó tiến hành xuất lại hóa đơn mới. Trường hợp này phải được xử lý trong cùng ngày xuất hóa đơn sai.
• Nếu đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai: Khi đó, 2 bên mua và bán tiến hành lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai; bên bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hóa đơn đã lập sai đó; xuất lại hóa đơn mới.
• Nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng và đã kê khai: Bên mua cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai; bên bán lập biên bản điều chỉnh sai sót là xong.

Như vậy, bài viết trên Phần mềm Bách Khoa đã giúp bạn giải đáp những thắc mắc về quy định và hình thức thanh toán hóa đơn điện tử. Nếu có thắc mắc về các hình thức này hay cần tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo địa chỉ: